E-Mail-Archivierung

Zum 31.12.2016 endete die Schonfrist zur konsequenten Umsetzung der GoBD-Richtlinie des Bundesministeriums für Finanzen. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Betroffen sind zunächst einmal alle buchführungspflichtigen Betriebe, die bei ihren unternehmerischen Prozessen auf EDV-gestützte Verfahren zurückgreifen und ihre gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten teils oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Des Weiteren sind jene Steuerpflichtigen betroffen, die freiwillig Bücher führen und Bilanzen erstellen. Letztendlich geht die Finanzverwaltung aber davon aus, dass die allgemeinen Ordnungsvorschriften (Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit / Vollständigkeit / Richtige und zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung / Ordnung und Unveränderbarkeit) generell von jedem Unternehmer beachtet werden müssen. Daher sollten auch Einnahmenüberschussrechner die Richtlinie befolgen.

Das heißt konkret:
Betroffen ist jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Wenn Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet werden (z.B. per E-Mail gesendet oder empfangen werden), müssen Unternehmen spätestens bis zum 31. Dezember 2016 handeln.

Aus IT-Sicht sollten folgende Systeme auf GoBD-Konformität überprüft werden:

– E-Mail Archivierung	– Dokumenten-Management-System (DMS)
– Warenwirtschaft	– Backup
– Kassensystem	– Zeiterfassung

Wer gefordertes Datenmaterial während einer Betriebsprüfung nicht liefern kann, weil der Archivierungsprozess bzw. das Datensicherungskonzept Lücken aufweist, den wird das Finanzamt mit einer Schätzung belegen. Die Folgen sind in den meisten Fällen fatal für den Unternehmer.

Für alle Fragen zum Thema GoBD und wie Sie sich am besten rechtlich absichern, stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.